☎ +84889497888

— Công cụ miễn phí

Kiểm bộ chứng từ: invoice, packing list, vận đơn, C/O

Bản nháp bộ chứng từ bên bán gửi sang đã qua tay ba bốn người: bên bán lập hoá đơn và phiếu đóng gói, hãng tàu lập vận đơn, nơi cấp C/O lập giấy chứng nhận xuất xứ. Một con số trọng lượng hay một chữ trong tên công ty lệch nhau, thấy ở bản nháp thì chỉ cần một email; thấy khi hàng đã về cảng thì phải xin sửa bản gốc từ nước ngoài trong lúc phí lưu bãi vẫn tính.

Nhập các ô chính của từng tờ. Bạn cầm về bảng đối chiếu từng ô và thư đề nghị sửa viết sẵn bằng tiếng Anh để gửi bên bán.

Kết quả là gợi ý — luôn kiểm lại bản nháp gốc. Quy tắc đối chiếu cập nhật 14/10/2026.

🔒 Dữ liệu bạn nhập chỉ nằm trên máy của bạn — không gửi về máy chủ nào.

Thử với một bộ chứng từ mẫu

Mỗi bộ có vài chỗ lệch được cài sẵn. Nạp một bộ, xem máy chỉ ra những gì, rồi xoá đi và nhập bộ của bạn.

Xem kết quả đối chiếu ↓

    Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)

    Hoá đơn là mốc: các tờ khác được so với hoá đơn.

    Dòng hàng

    Kết quả đối chiếu

    Kết quả là gợi ý: máy chỉ so chữ và số bạn nhập, không thay được việc đọc lại bản nháp gốc, và không kết luận chứng từ nào sẽ được chấp nhận. Mốc so mặc định là hoá đơn — chỗ lệch có thể nằm ở chính hoá đơn.

    Vì sao các chứng từ phải khớp nhau

    Tên người bán / người gửi hàng

    Người bán trên hoá đơn, người gửi hàng trên vận đơn và người xuất khẩu trên C/O thường là cùng một công ty, nên tên phải viết như nhau. Tên lệch khiến người kiểm hồ sơ phải hỏi lại ai là người xuất khẩu thật; trên C/O, tên người xuất khẩu là một trong những thông tin được đối chiếu với hồ sơ nhập khẩu.

    Địa chỉ người bán / người gửi hàng

    Địa chỉ khác nhau giữa các tờ làm người kiểm khó xác nhận đó là cùng một công ty. Bên bán có nhiều địa chỉ (văn phòng, nhà máy) thì nên thống nhất một địa chỉ trên cả bộ.

    Tên người mua / người nhận hàng

    Người nhận hàng là doanh nghiệp của bạn: tên phải trùng với tên trên giấy đăng ký kinh doanh và tờ khai. Vận đơn ghi sai tên người nhận thì lúc lấy lệnh giao hàng bạn có thể phải xin hãng tàu sửa vận đơn, mất thêm phí và thời gian.

    Căn cứ: Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015 (95/2015/QH13) — Điều 159, 160

    Địa chỉ người mua / người nhận hàng

    Địa chỉ người nhận nên giống nhau trên cả bộ và giống địa chỉ đăng ký của doanh nghiệp bạn.

    Số hoá đơn

    Packing list và C/O ghi số hoá đơn để chứng minh chúng thuộc cùng một lô hàng; C/O mẫu E và mẫu D ghi số, ngày hoá đơn ở ô 10. Số hoá đơn trên C/O sai thì bạn phải giải trình C/O đó đúng là của lô này.

    Căn cứ: Thông tư 12/2019/TT-BCT (quy tắc xuất xứ ASEAN – Trung Quốc, C/O mẫu E) — Điều 21, 27, 33 và mẫu C/O E; Thông tư 22/2016/TT-BCT, sửa đổi bởi Thông tư 10/2022/TT-BCT (quy tắc xuất xứ ATIGA, C/O mẫu D) — Phụ lục I Thông tư 10/2022: Điều 10, 17, 24

    Ngày hoá đơn

    Ngày hoá đơn đi kèm số hoá đơn khi dẫn chiếu. Lệch ngày cũng khiến người kiểm phải hỏi đây có đúng là hoá đơn của lô này không.

    Cảng xếp hàng

    Cảng trên hoá đơn và C/O phải khớp hành trình thật trên vận đơn. Khác nhau có thể chỉ là hai cách viết, nhưng cũng có thể hàng đã đổi tuyến — hỏi lại cho rõ.

    Cảng dỡ hàng

    Cảng dỡ phải là nơi bạn nhận hàng. Ghi sai cảng dỡ trên vận đơn thì hàng có thể bị dỡ ở nơi khác, sửa rất tốn kém.

    Tên tàu / số chuyến

    Tên tàu, số chuyến trên C/O phải khớp vận đơn. Nếu tàu đổi do thay phương tiện vận tải, đây là một trong các sai khác nhỏ được liệt kê, với điều kiện thông tin vẫn phù hợp với hàng thực tế — nhưng người phải giải trình là bạn.

    Căn cứ: Thông tư 33/2023/TT-BTC (xác định xuất xứ hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu) — Điều 15 khoản 4, 7, 8

    Ngày xếp hàng lên tàu

    Ngày xếp hàng trên vận đơn là mốc cho nhiều thời hạn: thời hạn giao hàng trong hợp đồng, thời hạn của L/C, ngày cấp C/O. Ngày trên C/O khác vận đơn cần được làm rõ.

    Ký mã hiệu (shipping marks)

    Ký mã hiệu là chữ in trên thùng để nhận ra lô của bạn khi dỡ hàng và kiểm hoá. Ký mã hiệu trên chứng từ khác trên thùng thì lúc kiểm hàng dễ bị hỏi.

    Số container

    Số container trên packing list và vận đơn phải trùng nhau — đó là căn cứ để lấy đúng container ở cảng.

    Nước xuất xứ

    Nước xuất xứ trên hoá đơn và C/O phải giống nhau. C/O là căn cứ để bạn đề nghị thuế suất ưu đãi theo hiệp định thương mại.

    Căn cứ: Luật Hải quan 2014 (54/2014/QH13) — Điều 24

    Mô tả hàng

    Mô tả hàng trên hoá đơn, packing list, C/O nên giống nhau từng chữ. Lỗi chính tả, lỗi đánh máy hay mô tả khác nhỏ trên C/O được xếp vào sai khác nhỏ nếu vẫn phù hợp với hàng thực tế; khác nhiều hơn thế thì người kiểm khó xác định đó là cùng một mặt hàng.

    Căn cứ: Thông tư 33/2023/TT-BTC (xác định xuất xứ hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu) — Điều 15 khoản 4, 7, 8

    Mã HS

    Mã HS trên C/O được so với mã bạn khai trên tờ khai. Trùng 6 số đầu, chỉ khác ở các số sau, được xếp vào sai khác nhỏ; C/O mẫu E vốn chỉ ghi 6 số. Khác ngay từ 6 số đầu thì cần làm rõ với bên bán trước khi phát hành bản gốc.

    Căn cứ: Thông tư 33/2023/TT-BTC (xác định xuất xứ hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu) — Điều 15 khoản 4, 7, 8; Thông tư 12/2019/TT-BCT (quy tắc xuất xứ ASEAN – Trung Quốc, C/O mẫu E) — Điều 21, 27, 33 và mẫu C/O E; Thông tư 22/2016/TT-BCT, sửa đổi bởi Thông tư 10/2022/TT-BCT (quy tắc xuất xứ ATIGA, C/O mẫu D) — Phụ lục I Thông tư 10/2022: Điều 10, 17, 24

    Số lượng

    Hoá đơn, packing list và C/O nói về cùng một lô hàng — số lượng lệch nhau thì phải giải trình con số nào đúng.

    Căn cứ: Luật Hải quan 2014 (54/2014/QH13) — Điều 24

    Tổng số kiện

    Tổng số kiện trên vận đơn là số kiện hãng tàu xác nhận đã nhận. Khác packing list thì khi nhận hàng thiếu, bạn khó chứng minh thiếu ở khâu nào.

    Tổng trọng lượng cả bì (G.W)

    Trọng lượng cả bì trên packing list, vận đơn, C/O phải khớp. Đây là con số được đối chiếu khi kiểm hoá và là căn cứ tính cước.

    Tổng thể tích (CBM)

    Thể tích là căn cứ tính cước hàng lẻ và xếp hàng. Lệch giữa packing list và vận đơn nên làm rõ trước khi hãng tàu phát hành bản gốc.

    Câu hỏi thường gặp

    Vì sao invoice, packing list, vận đơn và C/O phải khớp nhau?

    Bốn tờ nói về cùng một lô hàng nhưng do ba bốn người khác nhau lập, rồi được đặt cạnh nhau khi khai báo, kiểm hoá và nhận hàng. Mỗi con số lệch là một câu hỏi bạn phải trả lời. Trả lời ở bản nháp thì dễ; trả lời khi hàng đã về cảng thì tốn thời gian và tiền.

    Nên kiểm vào lúc nào?

    Khi bên bán gửi bản nháp (draft) và trước khi phát hành bản gốc. Sửa bản nháp chỉ cần trao đổi qua email; sửa vận đơn hay C/O đã phát hành có thể mất phí, mất thời gian, có khi phải chờ gửi lại bản gốc.

    "Khác cách viết" có sao không?

    Máy coi hai cách viết của cùng một nội dung (CO., LTD và COMPANY LIMITED, chữ hoa và chữ thường, Cat Lai Port và CAT LAI) là khác cách viết chứ không phải lệch. Không phải lúc nào cũng bị hỏi, nhưng nếu còn kịp, đề nghị bên bán viết giống hệt là cách an toàn hơn.

    Thanh toán bằng L/C thì kiểm thế nào?

    Ngân hàng kiểm bộ chứng từ theo chính thư tín dụng, với chuẩn riêng của quy tắc UCP 600. Công cụ này chưa đối chiếu với L/C; đánh dấu ô L/C để được nhắc, và so thêm từng điều kiện của L/C trước khi bên bán xuất trình.

    Dữ liệu tôi nhập có bị lưu lại không?

    Không gửi đi đâu cả. Công cụ chạy hoàn toàn trên trình duyệt của bạn; bản nháp chỉ lưu trên máy bạn để lần sau mở lại, bấm "Xoá hết" là xoá.

    Bạn là người bán và chưa có hoá đơn, phiếu đóng gói? Soạn hợp đồng, invoice, packing list song ngữ — rồi quay lại đây kiểm cùng vận đơn và C/O.