Chỉ cần bạn muốn xuất nhập khẩu — bắt đầu từ đây

Trạm 0 · Xuất phát

Xuất nhập khẩu khác gì mua bán thông thường?

Khi mua hàng ở chợ, bạn được xem hàng tận mắt, trả tiền và nhận hàng cùng một lúc. Người bán ở ngay đó, ngày mai vẫn gặp lại. Bạn tin họ bằng mọi giác quan — và niềm tin ấy được hiện thực hoá ngay trong hành động giao nhận: tiền trao, hàng nhận, đúng hay sai thấy ngay tại chỗ.

Những lần giao nhận như vậy lặp lại hằng ngày, nhanh gọn, dễ chứng kiến và dễ kiểm chứng. Mỗi lần suôn sẻ lại củng cố thêm niềm tin, và niềm tin vững hơn lại khiến lần mua bán sau thuận lợi hơn. Niềm tin và việc hiện thực hoá niềm tin tương hỗ lẫn nhau, gần như không tốn thêm chi phí nào.

Khi người bán ở một quốc gia khác, vòng tương hỗ ấy bị kéo giãn. Bạn không được xem hàng trước khi hàng về tới nơi. Hai bên không thể giao tiền và giao hàng cùng lúc — một bên buộc phải thực hiện trước. Một lô hàng có thể mất nhiều tuần mới đến nơi, nên những lần giao nhận vừa thưa vừa khó chứng kiến. Hai bên còn khác ngôn ngữ, khác hệ thống pháp luật, có khi chưa từng gặp mặt. Vì vậy, hệ quả lớn nhất của khoảng cách không phải là quãng đường dài, mà là niềm tin giữa người mua và người bán phai nhạt dần.

Hai bên vẫn tin nhau ở một mức nào đó — nếu không, đã chẳng có giao dịch nào được thoả thuận. Nhưng khi không còn cái trao tay để hiện thực hoá niềm tin ngay tại chỗ, niềm tin ấy thiếu chỗ dựa, và niềm tin chưa được hiện thực hoá thì vẫn là rủi ro.

Hợp đồng, vận đơn, thư tín dụng, chứng thư giám định, thủ tục hải quan — những thứ bạn sẽ gặp trên hành trình — đều ra đời để làm thay việc của cái trao tay ở chợ: mỗi thứ hiện thực hoá niềm tin ở một khâu của lô hàng. Mỗi thứ đều có chi phí đi kèm, không chỉ là tiền mà còn là thời gian chờ đợi, công sức chuẩn bị hồ sơ, sự kiên nhẫn khi đàm phán và việc phải chứng minh mình làm đúng cam kết. Vòng tương hỗ vẫn còn, chỉ chậm hơn: mỗi lô hàng hoàn tất đúng cam kết là một lần niềm tin được hiện thực hoá, và lô sau sẽ thuận lợi hơn lô trước.

Ngoài người mua và người bán, lô hàng còn phải đi qua cửa khẩu của một quốc gia. Người tiêu dùng nơi hàng đến không biết nhà sản xuất là ai, nên quốc gia đó cũng cần căn cứ để tin rằng hàng hoá an toàn và được khai báo trung thực. Phần này được trình bày ở trạm 1 và trạm 6.

Đổi lại, bạn đượcMột cách nhìn rõ ràng hơn về giấy tờ: chứng từ nào cũng có lý do để tồn tại. Hiểu mỗi chứng từ kiểm chứng điều gì, bạn biết cần ghi gì cho đúng — và thấy nhiều chứng từ trong bộ hồ sơ đang bảo vệ chính quyền lợi của bạn.

Chỉ cần nhớỞ xa, chứng từ và thủ tục làm thay việc của cái trao tay ở chợ: hiện thực hoá niềm tin ở từng khâu, chứ không nhằm gây khó dễ.

Trạm 1 · Hàng có được nhập khẩu không

Vì sao không phải mặt hàng nào cũng được nhập về và bán ngay?

Ở chợ, bạn yên tâm mua rau vì nhìn thấy tận mắt và quen người bán. Nhưng người mua một chiếc ấm siêu tốc sản xuất ở nước ngoài thì không có những điều kiện đó. Họ dựa vào đâu để tin rằng chiếc ấm vận hành an toàn, khi không thể tự mang từng sản phẩm đi thử nghiệm?

Nhà nước đứng ra làm phần việc mà từng người tiêu dùng không tự làm được: đặt ra điều kiện đối với những mặt hàng có thể ảnh hưởng đến sức khoẻ, an toàn hoặc môi trường. Phần lớn hàng hoá được nhập khẩu bình thường. Một số mặt hàng phải có kết quả thử nghiệm, chứng nhận, công bố hợp quy hoặc kiểm dịch trước khi lưu thông — chính những kết quả này là căn cứ để người tiêu dùng tin tưởng. Một số mặt hàng cần giấy phép, và một số ít bị cấm nhập khẩu.

Người đứng ra bảo đảm cho hàng hoá trước thị trường Việt Nam chính là bạn — người nhập khẩu. Việc chứng minh hàng đạt yêu cầu tốn phí thử nghiệm, thời gian chờ kết quả và công sức chuẩn bị hồ sơ; với doanh nghiệp nhỏ, khoản nào cũng đáng kể. Nhưng từ phía quản lý nhà nước, mục tiêu là lâu dài: không thể đánh đổi sức khoẻ của nhiều người chỉ để một lô hàng được bán nhanh hơn. Những điều kiện này cũng áp dụng như nhau cho mọi doanh nghiệp nhập khẩu.

Điểm cần lưu ý nhất: cùng một tên hàng nhưng khác dạng sản phẩm có thể phải đáp ứng yêu cầu khác nhau — thực phẩm đóng gói khác nguyên liệu rời, thiết bị dùng điện lưới khác loại chạy pin. Nắm rõ trước khi ký hợp đồng, bạn chủ động được chi phí và thời gian. Nếu chỉ phát hiện khi hàng đã về cảng, bạn vừa phải chờ hoàn thiện hồ sơ, vừa phát sinh phí lưu container, lưu bãi.

• Bạn — người nhập khẩu: Đứng ra bảo đảm cho hàng hoá mình nhập về; tìm hiểu điều kiện của mặt hàng trước khi ký hợp đồng.
• Nhà nước: Đặt điều kiện cho hàng hoá có thể ảnh hưởng đến sức khoẻ, an toàn, môi trường; kiểm tra khi cần.

Người trong nghề gọi những điều trên là: chính sách mặt hàng, thủ tục chuyên ngành.

Đổi lại, bạn đượcHàng hoá đáp ứng đủ điều kiện giúp khách hàng và nhà phân phối có thêm căn cứ để tin tưởng bạn. Đồng thời, những đơn vị nhập hàng kém chất lượng khó cạnh tranh về giá với bạn bằng hàng không an toàn.

Chỉ cần nhớTrước khi hỏi giá, hãy hỏi: mặt hàng này cần những điều kiện gì để được nhập khẩu và lưu thông tại Việt Nam?

Trạm 2 · Cam kết bằng văn bản

Làm sao để thoả thuận với người bán thật chắc chắn?

Mua bán ở chợ, một lời thoả thuận là đủ, vì việc giao nhận diễn ra ngay sau đó và hai bên gặp nhau hằng ngày. Khi ở xa, lời nói rất dễ bị hiểu khác hoặc quên đi, và khi phát sinh tranh chấp, mỗi bên có thể nhớ một cách. Vì vậy, mọi điều hai bên đã thống nhất cần được ghi thành văn bản: hàng hoá, số lượng, giá cả, địa điểm và thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, bộ chứng từ cần có, cách giải quyết khi có tranh chấp.

Đối với mua bán hàng hoá quốc tế, pháp luật Việt Nam yêu cầu hợp đồng phải lập bằng văn bản hoặc hình thức có giá trị pháp lý tương đương. Việt Nam cũng đã tuyên bố theo Công ước Viên 1980: khi một bên có trụ sở tại Việt Nam, việc sửa đổi hay chấm dứt hợp đồng cũng phải bằng văn bản. Nếu có thay đổi trong quá trình thực hiện, hai bên lập phụ lục hợp đồng thay vì chỉ đồng ý qua tin nhắn.

Hợp đồng là căn cứ để hai bên đối chiếu khi cần. Chi phí chủ yếu ở bước này không phải là tiền, mà là thời gian và sự kiên nhẫn trao đổi cho đến khi từng điều khoản được hiểu thống nhất. Vài ngày đàm phán kỹ thường tiết kiệm hơn nhiều so với một lần tranh chấp vì mỗi bên hiểu một kiểu.

• Hai bên: Cùng thống nhất và ký kết; mỗi bên giữ bản gốc.

Người trong nghề gọi những điều trên là: hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), phụ lục hợp đồng (Annex).

Đổi lại, bạn đượcNgười bán biết rõ phải làm gì để được thanh toán; bạn biết rõ quyền lợi của mình được bảo vệ đến đâu nếu hàng có vấn đề. Cả hai bên có chung một căn cứ để đối chiếu.

Chỉ cần nhớĐiều gì chưa được ghi vào hợp đồng thì rất khó chứng minh là đã thoả thuận.

Căn cứ: Luật Thương mại 2005 (36/2005/QH11) — Điều 27; Công ước Viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế (CISG) — Việt Nam gia nhập 18/12/2015, hiệu lực 01/01/2017

Trạm 3 · Giá đã bao gồm những gì

Giá người bán báo đã bao gồm những chi phí nào?

Từ kho người bán đến kho của bạn, lô hàng đi qua nhiều chặng: bốc xếp, thủ tục xuất khẩu tại nước người bán, cước vận chuyển quốc tế, bảo hiểm, thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam, vận chuyển nội địa về kho. Chặng nào cũng phát sinh chi phí, và chặng nào cũng có thể xảy ra sự cố.

Nếu không thống nhất trước, mỗi chặng sẽ là một câu hỏi bỏ ngỏ: chi phí này ai trả, hàng hư hỏng ở đây ai chịu? Vì vậy hai bên chọn trước một điểm giao hàng trên hành trình và ghi vào hợp đồng: đến điểm đó, trách nhiệm của người bán kết thúc; từ điểm đó, bạn tiếp nhận phần còn lại — cả chi phí lẫn rủi ro mất mát, hư hỏng. Khi có sự cố ở chặng nào, chỉ cần đối chiếu với điểm giao hàng là biết trách nhiệm thuộc về ai.

Lưu ý: bên trả cước chưa chắc là bên chịu rủi ro. Có những điều kiện giao hàng mà người bán trả cước vận chuyển đến tận Việt Nam, nhưng rủi ro đã chuyển sang bạn ngay từ khi hàng được xếp lên tàu ở cảng đi.

• Hai bên: Chọn điểm giao hàng và ghi rõ vào hợp đồng, kèm địa điểm cụ thể.

Người trong nghề gọi những điều trên là: điều kiện giao hàng — Incoterms® (EXW, FOB, CIF, DDP…).

Đổi lại, bạn đượcHạn chế tối đa chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Bạn biết chính xác thời điểm rủi ro chuyển sang mình để mua bảo hiểm kịp thời, và so sánh báo giá của các nhà cung cấp trên cùng một điều kiện giao hàng.

Chỉ cần nhớNgoài câu "giá bao nhiêu", hãy hỏi thêm: "giá này giao hàng ở đâu?".

Căn cứ: Incoterms® 2020 (Phòng Thương mại Quốc tế — ICC) — Tập quán thương mại quốc tế

Trạm 4 · Thanh toán

Trả trước thì lo mất tiền, trả sau thì người bán không đồng ý — giải quyết thế nào?

Người bán lo giao hàng xong không được thanh toán. Người mua lo chuyển tiền xong không nhận được hàng. Cả hai mối lo đều chính đáng, và khi hai bên ở xa nhau, không thể giao tiền và giao hàng cùng một lúc.

Vì vậy, phương thức thanh toán thường được chọn theo mức độ tin cậy đã được kiểm chứng giữa hai bên: trả trước hoặc đặt cọc khi đã có quan hệ làm ăn; thanh toán qua ngân hàng làm trung gian khi mới hợp tác — việc thanh toán gắn với bộ chứng từ chứng minh người bán đã giao hàng đúng cam kết; trả chậm với đối tác lâu năm.

Ngân hàng làm trung gian thì có phí, và ngân hàng chỉ kiểm tra chứng từ, không kiểm tra hàng hoá. Chứng từ phải khớp với điều kiện đã đặt ra đến từng chi tiết, vì vậy bạn cần yêu cầu đúng những chứng từ mình thực sự cần. Sau nhiều lô hàng suôn sẻ, chính lịch sử giao dịch trở thành căn cứ kiểm chứng: nhiều đối tác bắt đầu bằng thư tín dụng, sau đó chuyển dần sang chuyển tiền trực tiếp để tiết kiệm chi phí cho cả hai bên.

• Người bán: Giao hàng và lập chứng từ đúng như cam kết.
• Bạn: Thanh toán đúng hạn, đúng phương thức; xác nhận tài khoản thụ hưởng trước khi chuyển tiền.
• Ngân hàng (nếu có): Làm trung gian: kiểm tra chứng từ rồi mới thanh toán hoặc giao chứng từ.

Người trong nghề gọi những điều trên là: chuyển tiền (T/T), thư tín dụng (L/C), nhờ thu (D/P).

Đổi lại, bạn đượcKhông bên nào phải đặt toàn bộ rủi ro vào lòng tin với một đối tác mới. Mỗi lô hàng thanh toán đúng hạn là một lần uy tín được củng cố, giúp các lô sau có điều kiện thanh toán thuận lợi hơn.

Chỉ cần nhớLuôn gọi điện xác nhận số tài khoản thụ hưởng trước khi chuyển tiền — lừa đảo đổi tài khoản qua email rất phổ biến.

Căn cứ: UCP 600 (ICC) — Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ — Tập quán thương mại quốc tế

Trạm 5 · Hàng lên đường

Ai vận chuyển hàng, và nếu hàng hư hỏng dọc đường thì sao?

Bên chịu trách nhiệm vận chuyển (theo điểm giao hàng đã thống nhất ở trạm 3) đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng hàng không. Từ lúc này, hàng hoá nằm trong sự quản lý của một bên thứ ba là người vận chuyển. Khi nhận hàng, người vận chuyển phát hành chứng từ xác nhận đã nhận hàng để chở — đây là căn cứ chứng minh hàng đã thực sự được giao đi; với đường biển, bản gốc của chứng từ này còn dùng để nhận hàng tại cảng đến.

Nếu hàng mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển, thiệt hại thuộc về bên đang chịu rủi ro theo điều kiện giao hàng đã chọn. Bảo hiểm hàng hoá giúp chuyển một rủi ro lớn thành một khoản phí nhỏ — bên chịu rủi ro nên chủ động mua.

Người bán gửi cho bạn bộ chứng từ của lô hàng: hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có). Các chứng từ này do nhiều bên lập nên có thể đối chiếu lẫn nhau. Hãy kiểm tra ngay khi nhận: tên hàng, số lượng, số kiện, trọng lượng phải thống nhất giữa các chứng từ và khớp với hợp đồng.

• Người bán: Đóng gói hàng, giao cho người vận chuyển, gửi bộ chứng từ.
• Người vận chuyển: Nhận hàng, phát hành vận đơn, vận chuyển đến nơi.
• Bạn: Kiểm tra bộ chứng từ sớm, đề nghị người bán điều chỉnh nếu sai sót.

Người trong nghề gọi những điều trên là: vận đơn (B/L, AWB), bảo hiểm hàng hoá, hoá đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List).

Đổi lại, bạn đượcBạn có căn cứ chứng minh hàng đã được giao đi, biết hàng đang do ai quản lý và ai chịu trách nhiệm bồi thường nếu xảy ra sự cố.

Chỉ cần nhớSửa chứng từ khi hàng còn trên đường thì đơn giản; sửa khi hàng đã về cảng thì tốn kém hơn nhiều.

Trạm 6 · Qua cửa khẩu

Hàng đã về cảng, vì sao vẫn phải khai báo và nộp thuế?

Ở trạm 1, nhà nước đặt ra điều kiện cho hàng hoá. Tại cửa khẩu, hải quan kiểm tra xem các điều kiện đó đã được đáp ứng hay chưa. Theo Luật Hải quan, hải quan có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát hàng hoá xuất nhập khẩu, phòng chống buôn lậu, thực hiện pháp luật về thuế và thống kê hàng hoá xuất nhập khẩu. Nói đơn giản, quốc gia cần biết hàng gì đang được nhập vào, có đúng chính sách và an toàn hay không, đồng thời thu thuế để đóng góp vào ngân sách chung.

Phần việc của bạn: khai báo tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ, mã HS; nộp thuế; hoàn thành thủ tục chuyên ngành nếu mặt hàng yêu cầu. Người khai hải quan chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của nội dung đã khai và chứng từ đã nộp — đó là lý do bộ chứng từ phải thống nhất ngay từ trạm trước — và có nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ trong 5 năm.

Bạn cũng có những quyền đáng lưu ý: khi chưa chắc chắn về mã HS, xuất xứ hay trị giá, bạn có thể đề nghị hải quan xác định trước khi đã cung cấp đầy đủ thông tin; bạn cũng được xem hàng, lấy mẫu dưới sự giám sát của hải quan trước khi khai báo.

Tiền thuế, thời gian làm thủ tục và sự cẩn trọng khi khai báo là phần chi phí bạn bỏ ra. Đổi lại, quy định được áp dụng như nhau cho mọi doanh nghiệp nhập khẩu — điều này bảo vệ những người làm đúng khỏi sự cạnh tranh không lành mạnh từ hàng nhập lậu, hàng khai sai. Lợi ích chung của quốc gia được bảo đảm trước, sau đó hàng hoá mới thực sự thuộc về bạn.

• Bạn (hoặc đại lý làm thủ tục hải quan được uỷ quyền): Khai báo trung thực, nộp đủ thuế, xuất trình chứng từ khi được yêu cầu, lưu giữ hồ sơ.
• Nhà nước: Kiểm tra, giám sát, thu thuế, thông quan hàng hoá.

Người trong nghề gọi những điều trên là: thông quan, tờ khai hải quan, mã HS, thuế nhập khẩu.

Đổi lại, bạn đượcHàng đã thông quan là hàng có nguồn gốc rõ ràng. Tờ khai hải quan, hoá đơn và chứng từ nộp thuế là căn cứ để bạn chứng minh tính hợp pháp của hàng hoá khi bán ra, khi có kiểm tra trên thị trường hoặc khi đối tác yêu cầu.

Chỉ cần nhớNghĩa vụ với quốc gia được thực hiện trước — hoàn thành đầy đủ thì hàng hoá mới thực sự thuộc về bạn.

Căn cứ: Luật Hải quan 2014 (54/2014/QH13) — Điều 12; Luật Hải quan 2014 (54/2014/QH13) — Điều 18

Trạm 7 · Nhận hàng

Hàng về kho bị thiếu hoặc hư hỏng thì xử lý thế nào?

Đây là thời điểm mọi cam kết trước đó được kiểm chứng bằng chính lô hàng. Hãy kiểm tra hàng ngay khi nhận. Nếu phát hiện thiếu hụt hoặc hư hỏng: giữ nguyên hiện trạng, chụp ảnh, mời tổ chức giám định độc lập lập biên bản để kết quả có giá trị khách quan, không chỉ là ý kiến của riêng bạn; đồng thời thông báo bằng văn bản cho người bán (và công ty bảo hiểm nếu có).

Thời hạn khiếu nại người bán trước hết theo hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định, thời hạn tuỳ theo luật áp dụng — theo Luật Thương mại Việt Nam là ba tháng đối với khiếu nại về số lượng, sáu tháng đối với khiếu nại về chất lượng, kể từ ngày giao hàng. Với hãng tàu, hư hỏng không thể phát hiện từ bên ngoài phải được thông báo bằng văn bản chậm nhất 3 ngày kể từ ngày nhận hàng. Quá thời hạn hoặc thiếu bằng chứng, quyền lợi của bạn rất khó được bảo vệ.

Những gì đã chuẩn bị ở các trạm trước — hợp đồng rõ ràng, vận đơn chính xác, bảo hiểm phù hợp, bộ chứng từ thống nhất — phát huy tác dụng đúng lúc này: hai bên cùng dựa trên một căn cứ chung để giải quyết, thay vì đổ lỗi cho nhau.

• Bạn: Kiểm tra hàng, lưu giữ bằng chứng, khiếu nại đúng hạn.
• Người bán / bảo hiểm: Xem xét, giải quyết theo hợp đồng và đơn bảo hiểm.

Người trong nghề gọi những điều trên là: giám định, khiếu nại, bồi thường.

Đổi lại, bạn đượcSự cố được giải quyết dựa trên bằng chứng thay vì tranh cãi, và quan hệ hợp tác vẫn được giữ cho những lô hàng tiếp theo.

Chỉ cần nhớCó bằng chứng và khiếu nại đúng hạn thì quyền lợi mới được bảo vệ.

Căn cứ: Luật Thương mại 2005 (36/2005/QH11) — Điều 318; Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015 (95/2015/QH13) — Điều 169, 174