Hợp đồng ngoại thương cần có những điều khoản nào?

Khi chốt một đơn hàng, người mua và người bán thường đã thống nhất được những điểm chính: mặt hàng, giá cả, thời gian giao hàng. Không khí lúc ấy thường thuận lợi, và nhiều điều còn lại có vẻ hiển nhiên đến mức không cần nhắc tới.

Nhưng một lô hàng quốc tế kéo dài nhiều tuần, đi qua nhiều khâu, và trong quá trình đó luôn có thể xảy ra những điều không ai dự tính. Hàng giao chậm hai tuần thì có bị phạt không? Hàng không đúng mẫu thì khiếu nại trong bao lâu? Nhà máy gặp sự cố ngoài ý muốn thì có được miễn trách nhiệm không? Hai bên bất đồng thì giải quyết ở đâu, theo luật của nước nào?

Đến lúc đó, mâu thuẫn mới lộ ra. Mỗi bên có thể nhớ lời thoả thuận ban đầu theo một cách, hiểu một thuật ngữ theo một nghĩa, và quen với pháp luật của nước mình. Cả hai đều có thể thành thật — nhưng không bên nào có căn cứ để chứng minh cách hiểu của mình là đúng.

Vì vậy, hai bên cần ghi nhận trước, bằng văn bản, câu trả lời cho những câu hỏi có thể phát sinh — khi quan hệ còn thuận lợi và mọi điều còn dễ thống nhất. Văn bản ấy là hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế, còn gọi là hợp đồng ngoại thương (Sales Contract). Mỗi điều khoản trong hợp đồng là một câu trả lời được chuẩn bị sẵn cho một câu hỏi mà sau này hai bên có thể phải đối chiếu.

Pháp luật cũng ghi nhận nhu cầu ấy. Luật Thương mại 2005 (Điều 27) quy định mua bán hàng hoá quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc hình thức có giá trị pháp lý tương đương. Việt Nam là thành viên Công ước Viên 1980 và đã tuyên bố: khi một bên có trụ sở tại Việt Nam, hợp đồng cũng như việc sửa đổi, chấm dứt hợp đồng phải được lập bằng văn bản. Một lời xác nhận qua tin nhắn có thể hoàn toàn thiện chí, nhưng khi có tranh chấp, nó khó được coi là căn cứ đầy đủ.

Mười hai câu hỏi, mười hai điều khoản

Những câu hỏi mà hai bên có thể phải đối chiếu được gom thành bốn nhóm, và mỗi câu hỏi tương ứng với một điều khoản.

Giao dịch giữa ai với ai, mua bán hàng hoá gì. Sau này, hoá đơn thương mại, vận đơn và tờ khai hải quan đều phải thống nhất theo những thông tin này, nên chúng cần được ghi chính xác ngay từ đầu: các bên (tên, địa chỉ đúng theo giấy đăng ký kinh doanh); hàng hoá, số lượng, giá cả (mô tả đủ để nhận diện, đơn vị tính, đơn giá, tổng trị giá, dung sai); chất lượng (tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật, mẫu đã duyệt). Điều khoản chất lượng càng chung chung, việc khiếu nại sau này càng khó.

Giao hàng ở đâu, khi nào. Từ kho người bán đến kho người mua có nhiều chặng, và câu hỏi “giá này đã bao gồm đến đâu” cần được trả lời rõ. Điều kiện giá (mã Incoterms kèm địa điểm và phiên bản, ví dụ “FOB Hai Phong Port, Incoterms® 2020”) quyết định bên nào trả cước, bên nào mua bảo hiểm, rủi ro chuyển giao ở đâu. Giao hàng ghi thời hạn cụ thể, cảng đi, cảng đến, có cho phép giao hàng từng phần và chuyển tải hay không — nên tránh những cụm từ như “sớm nhất có thể”.

Thanh toán thế nào, đổi lấy chứng từ gì. Một bên buộc phải thực hiện trước, nên cách thanh toán và căn cứ để thanh toán cần được thống nhất. Thanh toán: phương thức, thời hạn, tài khoản thụ hưởng, bên chịu phí ngân hàng. Chứng từ: danh sách chứng từ người bán phải cung cấp — nếu muốn hưởng thuế suất ưu đãi, cần ghi rõ mẫu C/O. Đóng gói, ký mã hiệu: quy cách đóng gói, ký mã hiệu trên kiện hàng; hàng nhập khẩu vào Việt Nam còn phải có nhãn hàng hoá theo quy định.

Khi có sự cố thì xử lý ra sao. Đây là nhóm điều khoản dễ bị bỏ qua nhất khi mọi việc còn suôn sẻ, nhưng lại được dùng đến nhiều nhất khi có vấn đề. Kiểm tra, khiếu nại: thời hạn khiếu nại, cách thức chứng minh, và nên ghi cả tổ chức giám định được hai bên chấp nhận. Bất khả kháng: những sự kiện nào được miễn trách nhiệm, cách thức thông báo — theo Luật Thương mại, bên gặp sự kiện bất khả kháng phải thông báo ngay bằng văn bản và tự chứng minh. Phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại: mức phạt và cách tính. Luật áp dụng, giải quyết tranh chấp: áp dụng luật của nước nào, giải quyết tại đâu.

Khi hợp đồng không nói gì: những mốc luật Việt Nam đã đặt sẵn

Không hợp đồng nào dự liệu được mọi tình huống. Khi hai bên không thoả thuận về một vấn đề, pháp luật cần có câu trả lời mặc định để tranh chấp vẫn được giải quyết. Khi luật Việt Nam được áp dụng cho hợp đồng, có một số mốc cần biết vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến cách soạn điều khoản:

• Phạt vi phạm: tổng mức phạt không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm. Nếu có thoả thuận phạt vi phạm, bên bị vi phạm được yêu cầu cả phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại; nếu không có thoả thuận phạt, chỉ được yêu cầu bồi thường thiệt hại.
• Thời hạn khiếu nại: nếu hợp đồng không quy định, thời hạn là ba tháng đối với khiếu nại về số lượng, sáu tháng đối với khiếu nại về chất lượng, kể từ ngày giao hàng. Nếu hợp đồng chịu sự điều chỉnh của Công ước Viên, mốc thời hạn khác — người mua phải thông báo trong thời hạn hợp lý, chậm nhất hai năm kể từ ngày nhận hàng. Ghi rõ thời hạn khiếu nại trong hợp đồng là cách tránh mọi suy đoán.
• Thời hiệu khởi kiện tranh chấp thương mại: hai năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm.

Luật Thương mại cũng cho phép các bên trong giao dịch có yếu tố nước ngoài thoả thuận áp dụng pháp luật nước ngoài hoặc tập quán thương mại quốc tế, nếu không trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam. Vì vậy, điều khoản luật áp dụng không phải là thủ tục hình thức: nó quyết định các mốc trên có được áp dụng hay không.

Những sai sót thường gặp

• Sử dụng hợp đồng mẫu của người bán mà không đọc kỹ điều khoản giải quyết tranh chấp và luật áp dụng.
• Quy định mức phạt vi phạm 10–20% — vượt mức cho phép khi luật Việt Nam được áp dụng.
• Không liệt kê bộ chứng từ người bán phải cung cấp, dẫn đến thiếu C/O và mất ưu đãi thuế.
• Thay đổi trong quá trình thực hiện chỉ thống nhất qua email, không lập phụ lục hợp đồng.
• Lựa chọn trọng tài nhưng ghi sai hoặc ghi không rõ tên trung tâm trọng tài.

Bảng tra nhanh

Điều khoản	Nội dung cần ghi	Điều cần lưu ý
Các bên	Tên, địa chỉ đúng giấy đăng ký kinh doanh	Thống nhất với hoá đơn, vận đơn
Hàng hoá, số lượng, giá cả	Mô tả đủ để nhận diện, đơn vị tính, đơn giá, tổng trị giá, dung sai	Mô tả thống nhất trên mọi chứng từ
Chất lượng	Tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật, mẫu đã duyệt	Ghi chung chung thì khó khiếu nại
Điều kiện giá	Mã Incoterms + địa điểm + “Incoterms® 2020”	Quyết định cước, bảo hiểm, thủ tục, rủi ro
Giao hàng	Thời hạn cụ thể, cảng đi, cảng đến, giao hàng từng phần, chuyển tải	Tránh “sớm nhất có thể”
Thanh toán	Phương thức, thời hạn, tài khoản, phí ngân hàng	Xác nhận tài khoản qua kênh liên lạc thứ hai
Chứng từ	Danh sách chứng từ người bán phải cung cấp	Muốn hưởng thuế suất ưu đãi thì ghi rõ mẫu C/O
Đóng gói, ký mã hiệu	Quy cách đóng gói, ký mã hiệu trên kiện	Hàng nhập khẩu vào Việt Nam còn phải có nhãn theo quy định
Kiểm tra, khiếu nại	Thời hạn khiếu nại, cách chứng minh, tổ chức giám định	Không quy định → tuỳ luật áp dụng
Bất khả kháng	Sự kiện được miễn trách, cách thông báo	Thông báo ngay bằng văn bản và tự chứng minh
Phạt vi phạm, bồi thường	Mức phạt, cách tính	Luật Việt Nam: tổng mức phạt ≤ 8%; có thoả thuận phạt mới yêu cầu được cả phạt và bồi thường
Luật áp dụng, tranh chấp	Luật áp dụng, nơi giải quyết tranh chấp	Ghi đúng tên trung tâm trọng tài; thời hiệu khởi kiện 2 năm (luật Việt Nam)