Hàng về thiếu, hỏng: vì sao cần giám định và khiếu nại đúng hạn?

Container về kho và được mở ra: thiếu hai mươi thùng, vài kiện móp méo, một góc hàng bị ẩm. Doanh nghiệp liên hệ người bán; người bán khẳng định hàng rời xưởng đủ số lượng và nguyên vẹn. Doanh nghiệp liên hệ hãng tàu; hãng tàu cho biết đã giao đúng như khi nhận.

Bên nào đúng? Mỗi bên đều tin mình đúng — và có thể tất cả đều trung thực.

Khi ý kiến của mỗi bên chỉ là ý kiến một phía

Niềm tin giữa các bên vẫn còn. Nhưng khi đã có thiệt hại, niềm tin thôi chưa đủ để giải quyết: ý kiến của bên bị thiệt hại cũng chỉ là ý kiến một phía, và các bên còn lại khó kiểm chứng. Cần một bên thứ ba — không mua, không bán, không vận chuyển — xác định tình trạng thực tế của lô hàng.

Một nghề ra đời từ những tranh chấp về lúa mì

Năm 1878, tại Rouen — một trong những cảng lớn nhất nước Pháp lúc bấy giờ — một người nhập cư trẻ từ Latvia tên Henri Goldstuck nhận thấy một tình trạng lặp đi lặp lại: các chuyến lúa mì về cảng thường bị hao hụt, và người mua, người bán tranh chấp không dứt vì không bên nào tin số liệu của bên kia. Ông thành lập một hãng chuyên kiểm tra hàng hoá một cách độc lập. Thương nhân và ngân hàng nhanh chóng tin dùng, và chỉ một năm sau, hãng đã có mặt tại những cảng lớn khác của Pháp. Doanh nghiệp nhỏ ấy về sau trở thành một trong những tập đoàn giám định lớn nhất thế giới.

Giá trị của giám định nằm ở tính độc lập. Luật Thương mại Việt Nam quy định dịch vụ giám định là hoạt động xác định tình trạng thực tế của hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng, và chứng thư giám định có giá trị pháp lý đối với bên yêu cầu — trừ khi bên đó chứng minh được kết quả giám định không khách quan, không trung thực hoặc sai về kỹ thuật, nghiệp vụ. Nói cách khác, chứng thư giám định vẫn có thể bị phản bác. Vì vậy, nhiều hợp đồng quy định sẵn tổ chức giám định có kết quả được hai bên chấp nhận, để khi phát sinh sự cố, các bên không phải tranh chấp thêm về việc ai là người kiểm chứng.

Ba đối tượng, ba hướng khiếu nại

Thiệt hại phát sinh ở khâu nào thì khiếu nại bên chịu trách nhiệm ở khâu đó.

Người bán — khi hàng không đúng ngay từ đầu: sai chủng loại, không đạt chất lượng, thiếu số lượng so với hợp đồng. Thời hạn khiếu nại trước hết theo thoả thuận trong hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định, thời hạn phụ thuộc vào luật áp dụng cho hợp đồng:

• Theo Luật Thương mại Việt Nam: ba tháng đối với khiếu nại về số lượng, sáu tháng đối với khiếu nại về chất lượng, kể từ ngày giao hàng. Thời hiệu khởi kiện tranh chấp thương mại là hai năm.
• Theo Công ước Viên 1980 — thường được áp dụng khi hai bên có trụ sở tại hai quốc gia thành viên và không loại trừ công ước — người mua phải kiểm tra hàng trong thời hạn ngắn nhất có thể, thông báo cho người bán trong thời hạn hợp lý kể từ khi phát hiện (hoặc lẽ ra phải phát hiện) sự không phù hợp, và chậm nhất hai năm kể từ ngày hàng thực tế được giao.

Hai mốc thời hạn này khác nhau đáng kể, vì vậy cách an toàn nhất là ghi rõ thời hạn khiếu nại ngay trong hợp đồng.

Người vận chuyển — khi hàng mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Đối với vận chuyển đường biển theo Bộ luật Hàng hải Việt Nam, người nhận hàng có thể yêu cầu giám định trước khi nhận hàng tại cảng trả hàng. Nếu người nhận không thông báo bằng văn bản cho người vận chuyển về mất mát, hư hỏng — đối với thiệt hại không thể phát hiện từ bên ngoài là chậm nhất 3 ngày kể từ ngày nhận hàng — thì hàng được coi là đã được trả đủ và đúng như ghi trong vận đơn. Thời hiệu khởi kiện là một năm kể từ ngày trả hàng hoặc ngày lẽ ra phải trả hàng.

Công ty bảo hiểm — khi rủi ro thuộc phạm vi đơn bảo hiểm. Thủ tục theo điều kiện của đơn bảo hiểm, thường gồm: thông báo ngay, giữ nguyên hiện trạng, mời giám định tổn thất, gửi hồ sơ khiếu nại kèm chứng từ gốc. Nên đọc kỹ đơn bảo hiểm ngay khi nhận để biết khi có sự cố cần thông báo cho ai.

Nhiều trường hợp liên quan đồng thời nhiều bên — ví dụ hàng thiếu do đóng thiếu từ đầu, đồng thời bị móp méo do xếp dỡ. Khi đó, biên bản giám định xác định rõ nguyên nhân là căn cứ để mỗi phần thiệt hại được quy về đúng bên chịu trách nhiệm.

Những bằng chứng có giá trị

Thời hạn mới là một nửa vấn đề. Nửa còn lại là bằng chứng:

• Ảnh, video khi mở container, thể hiện rõ số container và số niêm phong (seal) trước khi cắt niêm phong.
• Ghi chú trên phiếu giao nhận khi nhận hàng từ cảng hoặc từ xe vận chuyển, nếu phát hiện bao bì hư hỏng ngay lúc đó.
• Biên bản giám định của tổ chức độc lập, ghi rõ số lượng, mức độ và nguyên nhân thiệt hại nếu xác định được.
• Thông báo bằng văn bản, gửi đúng hạn, đúng đối tượng — nếu gửi qua email, cần lưu lại bằng chứng đã gửi.
• Bộ chứng từ gốc: hợp đồng, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm.

Một điều thường bị bỏ qua: không nên dỡ, bán hoặc huỷ hàng hư hỏng trước khi giám định. Khi hiện trạng đã thay đổi, rất khó khôi phục lại bằng chứng.

Khiếu nại để giải quyết, không phải để đối đầu

Một khiếu nại được gửi đúng hạn, có bằng chứng, nêu rõ số liệu thường được giải quyết nhanh hơn nhiều so với một cuộc trao đổi thiếu căn cứ. Khiếu nại như vậy cũng giúp chính người bán: họ cần đúng những bằng chứng đó để yêu cầu hãng tàu hoặc công ty bảo hiểm phía họ bồi thường. Khi rủi ro được phân chia sòng phẳng theo đúng phần trách nhiệm, cả hai bên đều có lý do để tiếp tục hợp tác ở những lô hàng sau.

Phần lớn những gì giúp doanh nghiệp ở thời điểm này đã được chuẩn bị từ trước: một điều khoản khiếu nại rõ ràng trong hợp đồng, một vận đơn được ghi chính xác, một đơn bảo hiểm có phạm vi phù hợp. Sự cố chính là lúc mọi cam kết trước đó được kiểm chứng.