Vì sao buôn bán quốc tế cần nhiều giấy tờ đến vậy?

Người mới làm xuất nhập khẩu thường có chung một thắc mắc: vì sao một lô hàng lại cần nhiều giấy tờ đến vậy — hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm, giấy chứng nhận, tờ khai hải quan? Nhìn từ bên ngoài, tất cả dễ bị coi là thủ tục rườm rà.

Để trả lời, hãy đặt câu hỏi ngược lại: nếu không có những chứng từ ấy, việc mua bán giữa hai quốc gia sẽ gặp trở ngại gì? Và để thấy rõ trở ngại ấy, cần bắt đầu từ hình thức mua bán lâu đời nhất — khi con người chưa cần đến một tờ giấy nào.

Trao đổi có trước mọi chứng từ

Rất lâu trước khi có tiền tệ, luật pháp hay cảng biển, con người đã biết trao đổi. Người giỏi săn bắt đổi thịt lấy công cụ của người giỏi chế tác; người trồng lúa đổi gạo lấy muối của người sống ven biển. Mỗi người có thứ mình dư và thiếu thứ người khác có, nên trao đổi giúp cả hai bên cùng có lợi.

Năm 1776, Adam Smith gọi đó là một thiên hướng tự nhiên của con người: thiên hướng “to truck, barter, and exchange one thing for another” — mua bán, đổi chác thứ này lấy thứ khác.

Ở một phiên chợ làng, không có hợp đồng, không có hoá đơn, cũng không ai kiểm tra chứng từ, nhưng việc mua bán vẫn diễn ra suôn sẻ. Lý do nằm ở chính cách giao dịch diễn ra:

• Người mua được xem hàng tận mắt trước khi quyết định.
• Tiền và hàng được trao cùng lúc — không bên nào phải thực hiện trước.
• Hai bên hiểu nhau: cùng ngôn ngữ, cùng phong tục, có tranh chấp thì được phân xử theo lệ chung.

Niềm tin ở phiên chợ được hiện thực hoá ngay trong hành động giao nhận: tiền trao, hàng nhận, đúng hay sai thấy ngay tại chỗ. Những lần giao nhận như vậy lặp lại hằng ngày, nhanh gọn, dễ chứng kiến và dễ kiểm chứng. Mỗi lần suôn sẻ lại củng cố thêm niềm tin, và niềm tin vững hơn lại khiến lần mua bán sau thuận lợi hơn. Niềm tin và việc hiện thực hoá niềm tin tương hỗ lẫn nhau, gần như không tốn thêm chi phí nào.

Khi khoảng cách kéo giãn vòng tương hỗ

Khi buôn bán vượt ra khỏi phiên chợ, hàng hoá đi xa hơn, lâu hơn, với khối lượng lớn hơn. Người mua và người bán có khi chưa từng gặp mặt. Ba điều kiện của phiên chợ lần lượt không còn:

• Hàng đi trên biển nhiều tuần, nhiều tháng; người mua không được xem hàng trước khi hàng tới nơi.
• Không ai có thể trao tiền và nhận hàng cùng lúc qua cả một đại dương; một bên buộc phải thực hiện trước.
• Hai bên khác ngôn ngữ, khác tập quán, khác hệ thống pháp luật; cùng một từ có thể được hiểu theo những cách khác nhau.

Những lần giao nhận trở nên thưa thớt và khó chứng kiến. Vì vậy, hệ quả lớn nhất của khoảng cách không phải là quãng đường dài, mà là niềm tin giữa người mua và người bán phai nhạt dần. Hai bên vẫn tin nhau ở một mức nào đó — nếu không, đã chẳng có giao dịch nào được thoả thuận. Nhưng khi không còn cái trao tay để hiện thực hoá niềm tin ngay tại chỗ, niềm tin ấy thiếu chỗ dựa, và niềm tin chưa được hiện thực hoá thì vẫn là rủi ro. Cần có những cách khác để kiểm chứng từng bước của giao dịch.

Từ rất sớm, người ta đã tìm đến luật lệ. Gần 4.000 năm trước, bộ luật Hammurabi của Babylon đã có những điều quy định quan hệ giữa thương nhân và người đi buôn xa thay cho họ — bởi khi giao hàng cho người khác mang đi xa, lòng tin thôi là chưa đủ.

Luật lệ không làm thương mại chậm lại. Ngược lại, nó là điểm tựa để buôn bán mở rộng được: người ta sẵn sàng giao dịch với đối tác ở phương xa vì biết rằng nếu có tranh chấp, đã có những quy tắc cả hai bên cùng chấp nhận để dựa vào.

Hiện thực hoá niềm tin luôn có chi phí

Ở phiên chợ, niềm tin được hiện thực hoá gần như không tốn kém. Trong thương mại quốc tế, việc ấy có chi phí — và chi phí ấy không chỉ là tiền, mà là tổng hoà của nhiều yếu tố:

• Tiền: phí bảo hiểm, phí ngân hàng, phí giám định, phí kiểm tra.
• Thời gian: chờ chứng từ, chờ kết quả kiểm tra, chờ hoàn tất thủ tục.
• Công sức: chuẩn bị hồ sơ, đối chiếu từng con số cho thống nhất.
• Khả năng đàm phán: trao đổi cho đến khi từng điều khoản được hai bên hiểu như nhau.
• Sự chứng minh: chứng minh hàng đúng như cam kết, tiền đã được thanh toán, doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định.

Gọi chung, đó là chi phí để hiện thực hoá niềm tin giữa những bên ở xa nhau. Ba bài toán dưới đây là ba khâu mà niềm tin dễ phai nhạt nhất — và cách thương mại quốc tế đã xây dựng công cụ để hiện thực hoá niềm tin ở từng khâu.

Bài toán thứ nhất — hàng đang trên biển, rủi ro thuộc về ai?

Tàu có thể gặp bão, hàng có thể ẩm ướt, hư hỏng hoặc thất lạc. Câu hỏi đầu tiên là: nếu hàng hư hỏng trên đường vận chuyển, thiệt hại thuộc về ai?

Lời giải đầu tiên là chia sẻ rủi ro. Cuối thế kỷ 17, quán cà phê của Edward Lloyd ở London trở thành nơi các chủ hàng, chủ tàu gặp những người sẵn sàng nhận rủi ro thay họ để đổi lấy một khoản phí. Bảo hiểm hàng hải phát triển từ những thoả thuận như vậy. Phí bảo hiểm là dạng chi phí dễ thấy nhất của việc hiện thực hoá niềm tin: trả một khoản nhỏ để không phải một mình gánh một rủi ro lớn.

Tuy vậy, bảo hiểm mới giải quyết được một nửa. Nửa còn lại là xác định trách nhiệm chuyển từ người bán sang người mua ở điểm nào trên hành trình — tại kho người bán, tại cảng đi hay tại cảng đến. Câu hỏi này về sau dẫn đến sự ra đời của Incoterms.

Khoảng cách còn đặt ra một vấn đề khác. Hàng nằm trên tàu nhiều tháng, trong khi thương nhân muốn bán lại lô hàng trước khi tàu cập bến. Làm thế nào để chuyển giao một món hàng mình không cầm trong tay? Thương nhân dùng chứng từ do thuyền trưởng ký xác nhận đã nhận hàng lên tàu — vận đơn — và chuyển giao chứng từ ấy thay cho hàng. Năm 1794, một toà án Anh (vụ Lickbarrow kiện Mason) công nhận vận đơn là chứng từ đại diện cho quyền đối với hàng hoá và có thể chuyển nhượng.

Từ đó, thương nhân không chỉ mua bán hàng hoá, mà còn mua bán cả chứng từ đại diện cho hàng hoá.

Bài toán thứ hai — thanh toán: bên nào thực hiện trước?

Người bán lo giao hàng xong không được thanh toán. Người mua lo chuyển tiền xong không nhận được hàng. Ở phiên chợ, hai mối lo này được giải quyết bằng một cái trao tay. Qua cả một đại dương thì không — đây là khâu rủi ro của niềm tin bộc lộ rõ nhất.

Lời giải là đặt một bên thứ ba mà cả hai cùng tin cậy vào giữa giao dịch: ngân hàng. Ngân hàng của người mua cam kết thanh toán cho người bán. Nhưng ngân hàng không thể có mặt ở cảng để kiểm tra từng kiện hàng. Vậy ngân hàng kiểm tra điều gì? Ngân hàng kiểm tra chứng từ: người bán xuất trình đúng bộ chứng từ đã thoả thuận — vận đơn, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói… — thì được thanh toán. Đó là thư tín dụng (L/C). Năm 1933, Phòng Thương mại Quốc tế ban hành bộ quy tắc chung đầu tiên cho thư tín dụng (UCP), để ngân hàng ở các nước cùng xét chứng từ theo một chuẩn mực.

Sự đảm bảo của ngân hàng có chi phí: phí dịch vụ và yêu cầu chứng minh bằng chứng từ chặt chẽ. Hiểu điều này, bạn sẽ thấy vì sao “chứng từ phải khớp đến từng chi tiết” không phải là sự bắt bẻ. Khi ngân hàng chỉ nhìn thấy chứng từ, chứng từ đại diện cho hàng hoá; một chi tiết sai trên chứng từ cũng là một sai lệch trong mắt người thanh toán.

Bài toán thứ ba — ngôn ngữ chung: cùng một thuật ngữ, mỗi nơi hiểu một cách

Thương nhân ở nhiều nơi đã dùng những thuật ngữ như FOB, CIF từ rất lâu. Vấn đề là mỗi cảng, mỗi quốc gia lại hiểu chúng theo cách riêng. Năm 1923, Phòng Thương mại Quốc tế khảo sát sáu thuật ngữ thương mại thông dụng tại 13 quốc gia và ghi nhận đúng điều đó. Hiểu khác nhau dẫn đến tranh chấp, và khi tranh chấp thì áp dụng luật của nước nào?

Lời giải gồm hai tầng:

• Một bộ quy tắc chung về điều kiện giao hàng: Incoterms, ban hành lần đầu năm 1936.
• Một khung pháp lý chung cho hợp đồng mua bán: Công ước Viên năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế. Việt Nam tham gia công ước này từ năm 2017 và tuyên bố rằng khi một bên có trụ sở tại Việt Nam, hợp đồng phải được lập bằng văn bản — lời thoả thuận miệng như ở phiên chợ không còn đủ.

Chi phí ở bài toán này chủ yếu không phải là tiền, mà là thời gian và khả năng đàm phán: trao đổi cho rõ từng điều khoản, rồi thể hiện bằng những thuật ngữ cả hai bên cùng hiểu một nghĩa.

Tầng niềm tin thứ hai: quốc gia nơi hàng đến

Ở phiên chợ chỉ có người mua và người bán. Trong thương mại quốc tế, hàng hoá còn đi qua cửa khẩu của hai quốc gia, và niềm tin cũng cần được hiện thực hoá ở tầng này.

Người tiêu dùng nơi hàng đến không biết nhà sản xuất là ai. Họ dựa vào đâu để tin rằng một chiếc ấm siêu tốc vận hành an toàn, hay một hộp bánh không chứa chất bị cấm? Nhà nước đứng ra làm phần việc mà từng người tiêu dùng không tự làm được: đặt ra điều kiện về an toàn, chất lượng; kiểm tra tại cửa khẩu; thu thuế cho ngân sách chung. Từ đó hình thành tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế, và các chứng từ chuyên ngành đối với những mặt hàng cần quản lý riêng.

Nhiều người xem phần này là thủ tục gây khó dễ. Nhưng từ phía một quốc gia, mục tiêu luôn là lâu dài: không thể đánh đổi sức khoẻ của nhiều người, hay sự công bằng của cả thị trường, chỉ để một lô hàng được bán nhanh hơn. Vì vậy cần có những điều kiện cần và đủ. Chính những điều kiện ấy bảo vệ doanh nghiệp làm đúng: hàng đáp ứng đủ điều kiện được lưu thông hợp pháp, còn những đơn vị làm ẩu khó cạnh tranh về giá bằng hàng kém an toàn hay hàng khai báo sai.

Điều kiện này khác nhau theo từng mặt hàng, thậm chí theo từng dạng của cùng một mặt hàng — đây là khâu doanh nghiệp hay gặp vướng mắc nhất. Xem danh mục mặt hàng để biết mặt hàng của bạn có những điểm cần lưu ý nào.

Nhìn lại bộ chứng từ hôm nay

Chứng từ	Hiện thực hoá niềm tin ở khâu nào	Chi phí chủ yếu
Hợp đồng mua bán	Thoả thuận — hai bên cùng ghi nhận các điều kiện của giao dịch	Thời gian, khả năng đàm phán
Điều kiện Incoterms trong hợp đồng	Vận chuyển và thoả thuận — trách nhiệm chuyển giao ở đâu, các bên hiểu như nhau	Đàm phán chọn điểm giao hàng
Vận đơn	Vận chuyển — chứng từ đại diện cho hàng đang trên đường	Công kiểm tra, lưu giữ bản gốc
Bảo hiểm	Vận chuyển — chia sẻ rủi ro trên hành trình	Phí bảo hiểm
Thư tín dụng (L/C), nhờ thu	Thanh toán — ngân hàng làm trung gian, thanh toán dựa trên chứng từ	Phí ngân hàng, sự chứng minh bằng chứng từ
Hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói	Hàng hoá — thay cho việc “xem hàng tận mắt”	Công sức lập cho thống nhất
Tờ khai, C/O, chứng từ chuyên ngành	Quốc gia nơi hàng đến — thuế, an toàn, chất lượng	Thuế, thời gian, hồ sơ chứng minh

Chứng từ không làm việc mua bán phức tạp hơn — chúng giúp việc làm ăn đi được đường dài

Trở lại thắc mắc ban đầu. Những chứng từ ấy không phải là việc làm thêm. Mỗi chứng từ là một cam kết được ghi nhận: người bán cam kết giao đúng hàng, đúng nơi, đúng hạn; người mua cam kết thanh toán đúng số tiền, đúng phương thức; và cả hai cùng biết trách nhiệm được chuyển giao ở đâu trên hành trình.

Khi cam kết được ghi nhận rõ ràng:

• Sự mơ hồ giảm đi. Bớt hẳn những tình huống “tôi tưởng bên anh lo cước”, “tôi tưởng giá đã bao gồm bảo hiểm”. Mỗi khâu — đóng gói, vận chuyển, giao nhận, thanh toán — đều có bên chịu trách nhiệm rõ ràng.
• Mỗi bên ý thức được quyền lợi và trách nhiệm của mình. Người bán biết phải làm đến đâu để được thanh toán; người mua biết quyền lợi của mình được bảo vệ đến đâu nếu hàng có vấn đề.
• Sự nghi ngại được xoá nhoà. Không phải biến mất hoàn toàn — giao dịch với đối tác ở xa luôn còn rủi ro — nhưng đủ nhỏ để hai bên yên tâm hợp tác.

Vòng tương hỗ của phiên chợ vẫn còn, chỉ diễn ra chậm hơn. Lô hàng đầu tiên với một đối tác mới thường tốn kém nhất: đàm phán lâu, cần ngân hàng làm trung gian, kiểm tra từng chứng từ. Khi mỗi bên làm đúng phần việc của mình qua nhiều lô hàng, niềm tin được hiện thực hoá và củng cố dần, chi phí giảm xuống — đàm phán nhanh hơn, điều kiện thanh toán thuận lợi hơn. Một thương vụ có thể thành công nhờ may mắn hay quen biết, nhưng một quan hệ hợp tác lâu năm chỉ bền vững khi cả hai bên tin rằng các quy tắc là công bằng — rằng nếu có sự cố, sẽ có một căn cứ chung để cùng đối chiếu thay vì đổ lỗi cho nhau.

Ở phiên chợ, niềm tin được hiện thực hoá trong một cái trao tay. Trong thương mại quốc tế, việc ấy được thực hiện bằng những cam kết ghi nhận qua chứng từ — để một doanh nghiệp ở Hải Phòng có thể hợp tác lâu dài với đối tác ở Osaka, dù hai bên có thể không bao giờ gặp mặt.