Bộ chứng từ xuất nhập khẩu cơ bản gồm những gì?

Khi mua một món hàng trong nước, người mua thường chỉ cần một tờ hoá đơn. Người bán và người mua gặp nhau, hàng được giao tận tay, và tờ hoá đơn đủ để ghi nhận giao dịch.

Một lô hàng nhập khẩu thì khác. Ngoài người mua và người bán, còn có ngân hàng thanh toán tiền, người vận chuyển giữ hàng trên đường, hải quan kiểm tra hàng tại cửa khẩu, công ty bảo hiểm chịu rủi ro thay chủ hàng. Không bên nào trong số đó chứng kiến toàn bộ hành trình của lô hàng — nhưng bên nào cũng cần biết chắc một điều gì đó trước khi làm phần việc của mình.

Mâu thuẫn nằm ở chỗ: mỗi bên cần một bằng chứng khác nhau. Ngân hàng cần biết hàng đã được giao đi trước khi trả tiền. Hải quan cần biết hàng gì, trị giá bao nhiêu, xuất xứ ở đâu trước khi cho thông quan. Người mua cần biết hàng được đóng gói ra sao để kiểm đếm khi nhận. Một tờ hoá đơn không thể trả lời tất cả những câu hỏi ấy.

Vì vậy, mỗi câu hỏi dần có một chứng từ riêng để trả lời. Tập hợp những chứng từ ấy gọi là bộ chứng từ của lô hàng. Một lô hàng nhập khẩu thường đi kèm từ năm đến bảy loại chứng từ — và mỗi loại tồn tại vì có một bên cần đến nó.

Mỗi chứng từ trả lời một câu hỏi

Trước khi giao hàng: hai bên đã thống nhất những gì? Người mua và người bán cần một căn cứ chung để đối chiếu khi có vấn đề, nên mọi điều đã thống nhất được ghi vào hợp đồng mua bán. Trước đó, người mua cần biết giá chào và điều kiện của đơn hàng để chuyển tiền đặt cọc hoặc đề nghị ngân hàng phát hành thư tín dụng; người bán đáp ứng bằng hoá đơn chiếu lệ (Proforma Invoice).

Khi giao hàng: lô hàng thực giao gồm những gì? Hàng thực giao có thể khác đơn hàng ban đầu, và người mua cần biết chính xác mình phải thanh toán bao nhiêu. Người bán lập hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) ghi trị giá lô hàng. Người mua và bộ phận kho cần biết hàng được đóng thành bao nhiêu kiện, nặng bao nhiêu để kiểm đếm; người bán lập phiếu đóng gói (Packing List). Ngân hàng và người mua cần bằng chứng hàng đã thực sự rời đi; người vận chuyển phát hành vận đơn, xác nhận đã nhận hàng và ai có quyền nhận hàng.

Khi qua cửa khẩu: hàng làm ra ở đâu, có đáp ứng điều kiện không? Muốn hưởng thuế suất ưu đãi theo hiệp định thương mại, người nhập khẩu phải chứng minh nơi sản xuất của hàng hoá; chứng từ đó là giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Với những mặt hàng thuộc diện quản lý riêng, cần thêm chứng từ chuyên ngành chứng minh hàng đáp ứng điều kiện để được lưu thông.

Khi có rủi ro: ai bồi thường? Hàng có thể mất mát, hư hỏng trên đường. Bên chịu rủi ro cần biết ai sẽ bù đắp thiệt hại; chứng từ bảo hiểm trả lời câu hỏi ấy.

Vì sao các chứng từ phải thống nhất với nhau

Mỗi chứng từ do một bên khác nhau lập: người bán, hãng tàu, công ty bảo hiểm, tổ chức cấp C/O. Chính vì được lập độc lập, các chứng từ có thể dùng để đối chiếu lẫn nhau. Ngân hàng, hải quan và người mua đặt chúng cạnh nhau để xem thông tin có nhất quán hay không — đó là cách họ kiểm chứng một hành trình mà họ không trực tiếp chứng kiến.

Một điểm sai lệch — tên hàng ghi theo hai cách khác nhau, số kiện không khớp — chưa hẳn là gian lận, nhưng khiến bên kiểm tra phải dừng lại để làm rõ. Mỗi lần như vậy là thêm thời gian; nếu hàng đã nằm ở cảng, còn phát sinh phí lưu bãi. Khi thanh toán bằng thư tín dụng, một điểm sai lệch có thể khiến ngân hàng từ chối bộ chứng từ.

Vì vậy, việc quan trọng nhất với bộ chứng từ không phải là ghi nhớ tên từng loại, mà là đặt các chứng từ cạnh nhau và đối chiếu: tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, tên và địa chỉ hai bên.

Ba điều người mới thường nhầm lẫn

• Hoá đơn chiếu lệ không phải hoá đơn để thanh toán lô hàng. Đó là chứng từ báo giá, xác nhận đơn hàng. Hoá đơn của lô hàng thực giao là hoá đơn thương mại.
• Vận đơn đường biển và vận đơn hàng không có chức năng khác nhau. Vận đơn đường biển gốc thường phải được xuất trình để nhận hàng; vận đơn hàng không thường không dùng để chuyển nhượng.
• C/O không tự động có. Muốn hưởng thuế suất ưu đãi theo hiệp định, cần thống nhất với người bán về đúng mẫu C/O (hoặc chứng từ tự chứng nhận xuất xứ, tuỳ hiệp định) ngay khi ký hợp đồng.

Những sai sót thường khiến lô hàng bị yêu cầu giải trình

• Tên hàng trên hoá đơn thương mại và trên vận đơn ghi khác nhau.
• Số kiện trên phiếu đóng gói không khớp với vận đơn.
• Trị giá trên hoá đơn khác hợp đồng mà không có phụ lục giải thích.
• Thanh toán bằng thư tín dụng nhưng chứng từ không phù hợp với điều kiện của thư tín dụng.
• Mặt hàng cần chứng từ chuyên ngành nhưng chỉ phát hiện khi hàng đã về cảng.

Phần chứng từ chuyên ngành khác nhau theo từng mặt hàng. Xem danh mục mặt hàng để biết mặt hàng của bạn có những điểm cần lưu ý nào.

Muốn thấy hình dạng thật của một bộ chứng từ hoàn chỉnh? Xem bộ chứng từ mẫu theo nhóm hàng — hợp đồng song ngữ, hoá đơn chiếu lệ, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói cho thực phẩm, mỹ phẩm, phụ tùng, đồ chơi, điện gia dụng.

Bảng tra nhanh

Chứng từ	Tên tiếng Anh	Bên lập	Kiểm chứng điều gì
Hợp đồng mua bán	Sales Contract	Hai bên cùng ký	Thoả thuận gốc: hàng hoá, giá cả, giao hàng, thanh toán, giải quyết tranh chấp
Hoá đơn chiếu lệ	Proforma Invoice (PI)	Người bán	Giá chào, đơn hàng đã xác nhận — dùng để đặt cọc hoặc mở thư tín dụng
Hoá đơn thương mại	Commercial Invoice (CI)	Người bán	Trị giá lô hàng thực giao; dùng khi thanh toán và khi làm thủ tục hải quan
Phiếu đóng gói	Packing List (PL)	Người bán	Số kiện, trọng lượng, thể tích — để kiểm đếm, xếp dỡ
Vận đơn	Bill of Lading (B/L) / Air Waybill (AWB)	Người vận chuyển	Hàng đã được nhận để vận chuyển; với đường biển, bản gốc còn dùng để nhận hàng
Giấy chứng nhận xuất xứ	Certificate of Origin (C/O)	Tổ chức cấp C/O tại nước xuất khẩu (một số hiệp định cho phép người xuất khẩu tự chứng nhận)	Nơi sản xuất hàng hoá — để hưởng thuế suất ưu đãi theo hiệp định
Chứng từ bảo hiểm	Insurance Policy / Certificate	Công ty bảo hiểm	Bên bồi thường khi có rủi ro; bắt buộc khi giao hàng theo CIF, CIP
Chứng từ chuyên ngành	—	Tuỳ mặt hàng	Hàng hoá đáp ứng điều kiện của mặt hàng thuộc diện quản lý riêng