Nhập khẩu một lô hàng gồm những bước nào?

Anh Minh có một cửa hàng đồ gia dụng ở Đà Nẵng. Lâu nay anh lấy hàng qua các đầu mối trong nước: gọi điện đặt hàng, vài ngày sau hàng về, xem tận mắt rồi thanh toán.

Năm nay anh muốn tự nhập một lô hàng từ một nhà máy ở nước ngoài để chủ động nguồn hàng và giá vốn. Ngay từ đầu, anh nhận ra cách làm quen thuộc không còn áp dụng được: anh không thể xem hàng trước khi nhận, không gặp được người bán, và hàng phải đi qua cửa khẩu của hai quốc gia.

Mỗi khó khăn ấy đòi hỏi một bước xử lý riêng. Gộp lại, các bước đó tạo thành quy trình nhập khẩu một lô hàng. Hãy cùng theo chân anh qua tám bước — và ở mỗi bước, chú ý vì sao bước ấy cần có, và điều gì giúp hai bên ở hai quốc gia kiểm chứng được cam kết của nhau.

1. Chọn hàng và nhà cung cấp

Mua hàng trong nước, anh Minh có thể đến tận nơi xem hàng. Với một nhà máy ở nước ngoài, điều đó khó thực hiện, trong khi chất lượng sản phẩm lại là điều anh cần biết chắc nhất trước khi đặt một lô hàng lớn.

Vì vậy, anh đề nghị nhà cung cấp gửi báo giá, thông số kỹ thuật, hình ảnh, rồi gửi hàng mẫu. Hàng mẫu là căn cứ kiểm chứng đầu tiên: nó cho anh thấy tận mắt sản phẩm mà sau này anh sẽ không được xem trước khi lô hàng về tới.

Điểm hay vướng: mô tả hàng hoá chung chung, ví dụ “máy xay loại tốt”. Mô tả càng cụ thể — model, công suất, chất liệu — thì hợp đồng, hoá đơn thương mại và tờ khai hải quan sau này càng dễ thống nhất.

2. Tìm hiểu điều kiện để hàng được lưu thông tại Việt Nam

Một sản phẩm được bán bình thường ở nước người bán chưa chắc đã được lưu thông ngay tại Việt Nam. Người tiêu dùng Việt Nam không biết nhà máy kia là ai, nên với những mặt hàng có thể ảnh hưởng đến sức khoẻ, an toàn hay môi trường, nhà nước đặt ra điều kiện riêng.

Vì vậy, trước khi chốt giá, anh tìm hiểu: mặt hàng này có cần giấy phép, chứng nhận hay kiểm tra chuyên ngành không? Cần lưu ý rằng cùng một tên hàng nhưng khác dạng sản phẩm có thể phải đáp ứng yêu cầu khác nhau.

Điểm hay vướng: nếu chỉ biết khi hàng đã về cảng, doanh nghiệp vừa phải chờ hoàn thiện hồ sơ, vừa phát sinh phí lưu container. Nắm rõ trước khi ký hợp đồng, anh tính được cả chi phí lẫn thời gian vào giá vốn, và có thể đề nghị người bán cung cấp sẵn tài liệu kỹ thuật cần thiết. Xem danh mục mặt hàng để biết những điểm cần lưu ý.

3. Ký kết hợp đồng

Qua email và điện thoại, anh Minh và người bán đã thống nhất nhiều điều. Nhưng lời thoả thuận dễ bị hiểu khác hoặc quên đi, và nếu có tranh chấp, hai bên ở hai quốc gia với hai hệ thống pháp luật khác nhau.

Vì vậy, hai bên ghi thành văn bản mọi điều đã thống nhất: hàng hoá, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, bộ chứng từ người bán phải cung cấp, cách thức khiếu nại và giải quyết tranh chấp. Văn bản đó là hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế — với mua bán quốc tế, pháp luật Việt Nam yêu cầu hợp đồng phải được lập bằng văn bản. Từ thời điểm này, hợp đồng là căn cứ để hai bên đối chiếu khi phát sinh vấn đề.

Điểm hay vướng: thiếu điều khoản về chứng từ (C/O, tài liệu kỹ thuật), về nhãn hàng hoá, về thời hạn khiếu nại.

4. Thanh toán

Mua hàng trong nước, anh Minh nhận hàng rồi mới trả tiền. Với đối tác nước ngoài, tiền và hàng không thể đổi chủ cùng lúc: một bên buộc phải thực hiện trước. Người bán lo giao hàng mà không được thanh toán; anh lo chuyển tiền mà không nhận được hàng.

Với một đối tác mới, hai bên chọn cách chia sẻ rủi ro: anh đặt cọc một phần để người bán yên tâm sản xuất, phần còn lại thanh toán khi người bán gửi bộ chứng từ chứng minh đã giao hàng. Với đơn hàng lớn hơn, hai bên có thể dùng ngân hàng làm trung gian.

Điểm hay vướng: email thông báo “thay đổi số tài khoản”. Luôn gọi điện xác nhận qua số điện thoại đã biết trước khi chuyển tiền.

5. Vận chuyển

Từ khi hàng rời nhà máy, cả người bán lẫn anh Minh đều không trực tiếp quản lý lô hàng: hàng nằm trong tay người vận chuyển suốt nhiều ngày trên biển. Hai bên cần biết chắc hàng đã thực sự được giao đi, và cần biết ai chịu thiệt hại nếu có sự cố.

Bên chịu trách nhiệm vận chuyển (theo điều kiện giao hàng đã chọn) đặt chỗ với hãng tàu. Khi nhận hàng, người vận chuyển phát hành vận đơn — chứng từ xác nhận hàng đã được giao đi. Bên chịu rủi ro trên đường vận chuyển nên mua bảo hiểm hàng hoá.

Điểm hay vướng: ghi sai cảng đến hoặc sai tên người nhận hàng trên vận đơn.

6. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Anh Minh chưa nhìn thấy hàng, nhưng đã nhận được bộ chứng từ: hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, C/O nếu có. Mỗi chứng từ do một bên lập, nên nếu thông tin không thống nhất, lô hàng sẽ gặp khó khăn ở ngân hàng và ở cửa khẩu.

Vì vậy, anh đặt các chứng từ cạnh nhau và đối chiếu: tên hàng, số lượng, số kiện, trọng lượng, trị giá có thống nhất với nhau và khớp với hợp đồng hay không.

Điểm hay vướng: số liệu giữa các chứng từ không thống nhất. Cần đề nghị người bán điều chỉnh ngay — sửa khi hàng còn trên đường đơn giản hơn nhiều so với khi hàng đã về cảng.

7. Làm thủ tục hải quan

Hàng đã về tới cảng, nhưng quốc gia cần biết chắc hàng gì đang được nhập vào, có đúng chính sách và an toàn hay không, trị giá bao nhiêu để tính thuế. Hải quan không thể tự tìm hiểu từ đầu từng lô hàng, nên doanh nghiệp tự khai báo và chịu trách nhiệm về lời khai của mình.

Anh Minh (hoặc đại lý được anh uỷ quyền) khai tờ khai hải quan, nộp thuế và hoàn thành thủ tục chuyên ngành nếu mặt hàng yêu cầu. Người khai chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của nội dung đã khai và chứng từ đã nộp, và phải lưu giữ hồ sơ trong 5 năm.

Điểm hay vướng: mã HS và trị giá khai báo bị yêu cầu giải trình. Khi chưa chắc chắn về mã HS, doanh nghiệp có thể đề nghị hải quan xác định trước.

8. Nhận hàng về kho

Đến lúc này, anh Minh mới được nhìn thấy lô hàng. Đây là thời điểm mọi cam kết trước đó được kiểm chứng bằng chính lô hàng — và cũng là lúc có thể phát hiện thiếu hụt hay hư hỏng.

Anh nhận lệnh giao hàng, vận chuyển hàng về kho và kiểm tra ngay. Nếu phát hiện thiếu hụt hoặc hư hỏng: giữ nguyên hiện trạng, chụp ảnh, mời giám định, thông báo bằng văn bản trong thời hạn quy định.

Điểm hay vướng: dỡ hàng, bán hàng trước khi kịp lưu giữ bằng chứng; khiếu nại quá thời hạn.

Nhìn lại

Với lô hàng đầu tiên, anh Minh dành nhiều thời gian nhất cho bước 2 và bước 3: tìm hiểu kỹ, đàm phán kỹ. Nhưng chính hai bước ấy giúp các bước sau thuận lợi hơn. Đến lô hàng thứ hai, thứ ba với cùng đối tác, nhiều việc đã sẵn sàng: hồ sơ mặt hàng, mẫu hợp đồng, lịch sử thanh toán suôn sẻ. Chi phí của mỗi lô hàng giảm dần khi niềm tin giữa hai bên được hiện thực hoá qua từng lần giao dịch.

Nếu bạn chưa từng nhập khẩu, lộ trình 8 trạm dành cho người mới trình bày hành trình này theo cách dễ tiếp cận hơn.

Bảng tra nhanh

Bước	Vì sao cần	Việc chính	Căn cứ kiểm chứng	Điểm hay vướng
1. Chọn hàng, nhà cung cấp	Không được xem hàng trước khi nhận	Báo giá, thông số, hình ảnh, hàng mẫu	Hàng mẫu, thông số kỹ thuật	Mô tả hàng hoá chung chung
2. Tìm hiểu điều kiện mặt hàng	Hàng phải đáp ứng điều kiện để được lưu thông	Giấy phép, chứng nhận, kiểm tra cần có	Kết quả tra cứu điều kiện mặt hàng	Phát hiện muộn → hàng nằm cảng chờ hồ sơ
3. Ký hợp đồng	Lời thoả thuận dễ bị hiểu khác	Hàng hoá, giá, Incoterms, thanh toán, chứng từ, khiếu nại	Hợp đồng hai bên ký	Thiếu điều khoản chứng từ, C/O, nhãn hàng hoá
4. Thanh toán	Một bên buộc phải thực hiện trước	Đặt cọc / trả trước / thư tín dụng	Chứng từ thanh toán, bộ chứng từ giao hàng	Chuyển nhầm tài khoản do email giả mạo
5. Vận chuyển	Hàng nằm trong tay người vận chuyển	Đặt chỗ, đóng hàng, giao cho người vận chuyển	Vận đơn, chứng từ bảo hiểm	Sai cảng đến, sai tên người nhận
6. Kiểm tra bộ chứng từ	Chứng từ do nhiều bên lập phải thống nhất	Hoá đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, C/O	Các chứng từ thống nhất với nhau và khớp hợp đồng	Số liệu không thống nhất
7. Thủ tục hải quan	Quốc gia cần kiểm chứng hàng hoá	Khai báo, nộp thuế, thủ tục chuyên ngành	Tờ khai, kết quả kiểm tra, chứng từ nộp thuế	Mã HS, trị giá bị yêu cầu giải trình
8. Nhận hàng	Hàng về có thể không đúng cam kết	Lệnh giao hàng, vận chuyển về kho, kiểm tra	Biên bản nhận hàng, giám định nếu có thiệt hại	Khiếu nại quá hạn, thiếu bằng chứng

Phân công trách nhiệm

• Người mua: chọn hàng, tìm hiểu điều kiện mặt hàng, ký hợp đồng, thanh toán, cung cấp thông tin hàng hoá cho việc khai báo.
• Người bán: giao hàng, lập hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, xin C/O và cung cấp tài liệu theo hợp đồng.
• Đơn vị giao nhận, đại lý làm thủ tục hải quan (nếu có): đặt chỗ vận chuyển (tuỳ điều kiện giao hàng), làm thủ tục thông quan và thủ tục chuyên ngành, vận chuyển hàng về kho.